Hướng dẫn cách viết và phát triển chỉ số KPI chính xác


Nội dung:
- Viết một mục tiêu rõ ràng cho KPI của bạn
- Chia sẻ KPI của bạn với các bên liên quan
- Xem lại chỉ số KPI hàng tuần hoặc hàng tháng
- Đảm bảo rằng mô hình KPI có thể hành động được
- Phát triển chỉ số KPI phù hợp với nhu cầu thay đổi của doanh nghiệp
- Kiểm tra chỉ số KPI có thể đạt được
- Cập nhật các mục tiêu KPI nếu cần
- Mang tất cả lại với nhau
- Tổng hợp
KPI là gì? Chỉ số KPI là phương pháp quản lý, đánh giá hiệu quả công việc trong hoạt động của doanh nghiệp và cho từng bộ phận, vị trí. Là một công cụ đo lường được sử dụng phổ biến ở Việt Nam. Tuy nhiên, làm sao để xây dựng được chiến lược KPI hoàn chỉnh? Bài viết sau đây BinhDuongNgayNay sẽ hướng dẫn cụ thể cách viết và phát triển chỉ số KPI chính xác trong doanh nghiệp.
Khi viết hoặc phát triển KPI, bạn cần xem xét chỉ số KPI đó liên quan như thế nào đến một kết quả hoặc mục tiêu kinh doanh cụ thể. KPI cần được tùy chỉnh theo tình hình kinh doanh của bạn và cần được phát triển để giúp bạn đạt được mục tiêu của mình. Làm theo các bước sau khi xây dựng chỉ số KPI:
Viết một mục tiêu rõ ràng cho KPI của bạn
Viết một mục tiêu rõ ràng cho KPI của bạn là một trong những phần quan trọng nhất - nếu không muốn nói là quan trọng nhất - của việc phát triển KPI.
KPI trong marketing cần được kết nối mật thiết với một mục tiêu kinh doanh chính. Nó cần phải là một phần không thể thiếu đối với sự thành công của tổ chức.
Nếu không, bạn đang nhắm đến một mục tiêu không giải quyết được kết quả kinh doanh. Điều đó có nghĩa là bạn đang làm việc hướng tới một mục tiêu không ảnh hưởng đến tổ chức của bạn. Tuy nhiên, nó sẽ dẫn đến việc doanh nghiệp của bạn lãng phí thời gian, tiền bạc và các nguồn lực khác mà lẽ ra tốt nhất nên chuyển sang nơi khác.
Điểm mấu chốt ở đây là: KPI không chỉ là những con số tùy ý. Họ cần thể hiện điều gì đó mang tính chiến lược về những gì tổ chức của bạn đang cố gắng thực hiện. Bạn có thể tìm hiểu rất nhiều về mô hình kinh doanh của một công ty chỉ bằng cách nhìn vào KPI của họ.
Chia sẻ KPI của bạn với các bên liên quan
Mô hình KPI của bạn sẽ vô dụng nếu nó không được truyền đạt đúng cách. Làm thế nào để nhân viên của bạn - những người được giao nhiệm vụ thực hiện tầm nhìn của bạn cho tổ chức - phải tuân theo các mục tiêu của bạn nếu họ không biết chúng là gì? Hoặc việc không chia sẻ KPI của bạn có nguy cơ khiến nhân viên của bạn và các bên liên quan khác xa lánh và thất vọng, những người không thể nhìn thấy phương hướng mà tổ chức của bạn đang hướng tới.
Nhưng chia sẻ KPI của bạn với các bên liên quan là điều mà quá nhiều tổ chức không làm được. Hơn thế nữa, chúng cần được thông báo ngay lập tức.
KPI cần bối cảnh để có hiệu quả. Điều này chỉ có thể hoàn thành nếu bạn giải thích những gì bạn đang đo KPI và tại sao bạn lại thực hiện nó. Nếu không, chúng chỉ là những con số trên màn hình không có ý nghĩa gì đối với doanh nghiệp hoặc nhân viên của bạn.
Giải thích cho nhân viên của bạn tại sao bạn đo lường những gì bạn đang đo lường. Trả lời các câu hỏi về lý do bạn quyết định chọn KPI này hơn KPI khác. Và quan trọng nhất của tất cả? Nghe. KPI không phải là sai lầm. Chúng cũng không nhất thiết phải rõ ràng cho tất cả những người có liên quan. Lắng nghe nhân viên của bạn sẽ giúp bạn xác định nơi mà các mục tiêu cơ bản của tổ chức bạn không được truyền đạt đúng cách
Giả sử bạn đang nhận được rất nhiều câu hỏi về lý do tại sao lợi nhuận không phải là KPI cho công ty của bạn. Đó là một niềm tin hợp lý cho nhân viên của bạn. Rốt cuộc, kiếm tiền là một phần thiết yếu của bất kỳ doanh nghiệp nào. Nhưng có thể doanh thu không phải là tất cả và kết thúc tất cả cho tổ chức của bạn tại một thời điểm nhất định. Có thể bạn đang muốn đầu tư lớn vào nghiên cứu và phát triển hoặc đang trong một đợt mua lại lớn. Nhận được nhiều câu hỏi như thế này là một dấu hiệu cho thấy bạn cần thực hiện tốt hơn việc truyền đạt KPI của mình và các mục tiêu chiến lược đằng sau chúng.
Nhân viên của bạn thậm chí có thể cung cấp cho bạn một số ý tưởng về cách cải thiện chiến lược KPI của bạn.
Sự tham gia của nhân viên là một trong những khái niệm khó nắm bắt và bị hiểu nhầm trong thế giới kinh doanh ngày nay. Nhiều giám đốc điều hành đang phải vật lộn để đối phó trong một thế giới mà kỳ vọng của nhân viên dường như tăng cao từng ngày. Người lao động đang di chuyển nhiều hơn bao giờ hết, di chuyển giữa các công việc với tốc độ. Nhưng một lĩnh vực cần được chú trọng hơn là thông báo cho nhân viên về và thu hút họ tham gia vào việc phát triển mục đích của tổ chức của bạn.
Xem lại chỉ số KPI hàng tuần hoặc hàng tháng
Kiểm tra KPI của bạn thường xuyên là điều cần thiết để duy trì và phát triển chúng. Rõ ràng việc theo dõi tiến trình của bạn so với KPI là quan trọng. Nhưng điều quan trọng không kém là theo dõi tiến trình của bạn để bạn có thể đánh giá mức độ thành công của bạn trong việc phát triển KPI ngay từ đầu.
Không phải tất cả chiến lược lên chỉ số KPI đều thành công. Một số có những mục tiêu không thể đạt được. Một số không theo dõi được mục tiêu kinh doanh cơ bản mà họ phải đạt được. Chỉ bằng cách kiểm tra thường xuyên, bạn mới có thể quyết định xem đã đến lúc thay đổi KPI của mình hay chưa.
Đảm bảo rằng mô hình KPI có thể hành động được
Làm cho các chỉ số KPI của bạn có thể thực hiện được là một quá trình gồm năm bước:
Xem xét các mục tiêu kinh doanh
Phân tích hiệu suất hiện tại của bạn
Đặt mục tiêu KPI ngắn hạn và dài hạn
Xem xét các mục tiêu với nhóm của bạn
Xem lại tiến trình và điều chỉnh lại
Hầu hết những điều này chúng ta đã xem qua, nhưng cần tập trung vào nhu cầu phát triển các mục tiêu cho cả ngắn hạn và dài hạn. Khi bạn đã đặt mục tiêu với một mốc thời gian xa hơn trong tương lai chẳng hạn như vài quý tiếp theo hoặc năm tài chính của bạn thì bạn có thể làm việc ngược lại và xác định các mốc quan trọng mà bạn cần đạt được trên con đường đó.
Ví dụ: bạn muốn có 1.500 người đăng ký trên trang web trong quý đầu tiên của năm. Bạn sẽ muốn đặt mục tiêu hàng tháng, hai tuần hoặc thậm chí hàng tuần để đạt được mục tiêu đó. Bằng cách đó, bạn sẽ có thể liên tục đánh giá lại và thay đổi lộ trình khi cần thiết trên con đường đạt được mục tiêu dài hạn.
Bạn có thể chia đều các mục tiêu theo từng tháng. Trong trường hợp này, đó sẽ là 500 đăng ký vào tháng 1, 500 vào tháng 2 và 500 vào tháng 3. Tuy nhiên, bạn có thể muốn biết cụ thể hơn. Có nhiều ngày hơn trong tháng 1 và tháng 3 so với tháng 2, vì vậy có thể bạn muốn đặt mục tiêu 600 cho những tháng đó. Hoặc có thể bạn thường nhận được nhiều lưu lượng truy cập trang web hơn vào tháng 2 (có thể doanh nghiệp của bạn có mặt tại một triển lãm thương mại lớn) nên bạn quyết định đặt mục tiêu 800 trong tháng đó.
Dù đó là gì, hãy đảm bảo rằng bạn chia nhỏ các mục tiêu KPI của mình để đặt các mục tiêu ngắn hạn.
Phát triển chỉ số KPI phù hợp với nhu cầu thay đổi của doanh nghiệp
KPI không được cập nhật có thể nhanh chóng trở nên lỗi thời.
Ví dụ: tổ chức của bạn gần đây đã bắt đầu một dòng sản phẩm mới hoặc mở rộng ra nước ngoài. Nếu bạn không cập nhật chỉ số KPI của mình, nhóm của bạn sẽ tiếp tục theo đuổi các mục tiêu không nhất thiết phải nắm bắt được sự thay đổi trong định hướng chiến thuật hoặc chiến lược.
Bạn có thể nghĩ, dựa trên kết quả của mình, rằng bạn đang tiếp tục thể hiện ở cấp độ cao. Tuy nhiên, trên thực tế, bạn có thể đang theo dõi các KPI không nắm bắt được tác động mà nỗ lực của bạn đang có đối với các mục tiêu chiến lược cơ bản.
Xem xét KPI của bạn hàng tháng sẽ giúp bạn có cơ hội điều chỉnh - hoặc thay đổi hoàn toàn lộ trình.
Bạn thậm chí có thể tìm thấy những cách mới và có thể hiệu quả hơn để đến cùng một điểm đến.
Kiểm tra chỉ số KPI có thể đạt được
Đặt mục tiêu có thể đạt được cho nhóm của bạn là điều cần thiết. Một mục tiêu quá cao có nguy cơ khiến nhóm của bạn từ bỏ ngay cả trước khi họ bắt đầu. Đặt mục tiêu quá thấp và bạn sẽ nhanh chóng thấy mình tự hỏi phải làm gì với bản thân khi bạn đã đạt được mục tiêu hàng năm của mình.
Một phân tích về hiệu suất hiện tại của bạn là điều cần thiết. Nếu không có điều này, bạn sẽ mù quáng tìm kiếm những con số không có gốc trong thực tế. Hiệu suất hiện tại của bạn cũng là một khởi đầu tốt để quyết định các lĩnh vực mà bạn cần cải thiện.
Bắt đầu tìm hiểu dữ liệu bạn đã thu thập được để thiết lập đường cơ sở cho những gì bạn đã đạt được trong quá khứ. Các công cụ như Google Analytics là rất tốt cho việc này, nhưng các công cụ kế toán truyền thống hơn để theo dõi doanh thu và tỷ suất lợi nhuận gộp cũng vậy.
Cập nhật các mục tiêu KPI nếu cần
KPI luôn cần phát triển, cập nhật và thay đổi khi cần thiết. Nếu bạn đang đặt và quên KPI của mình, bạn có nguy cơ theo đuổi các mục tiêu không còn phù hợp với doanh nghiệp của mình.
Tạo thói quen thường xuyên kiểm tra không chỉ để xem bạn đang hoạt động như thế nào so với KPI của mình mà còn về những KPI nào cần được thay đổi hoặc loại bỏ hoàn toàn.
Đối với một người chưa từng phát triển KPI trước đây, tất cả những điều này nghe có vẻ mệt mỏi.
Khi bạn đã trải qua quá trình này một vài lần, việc sử dụng lại nó trong tương lai sẽ dễ dàng hơn rất nhiều.
Mang tất cả lại với nhau
KPI nói chung là một công cụ cần thiết để đo lường sự thành công của doanh nghiệp của bạn và thực hiện các điều chỉnh cần thiết để làm cho nó thành công.
Tuy nhiên, tính hữu ích của các KPI riêng lẻ đều có giới hạn của chúng.
Phần quan trọng nhất của bất kỳ chỉ số KPI nào là tiện ích của nó. Một khi tính hữu dụng của nó đã hết, bạn không nên ngần ngại quăng nó đi và bắt đầu với những cái mới phù hợp hơn với các mục tiêu kinh doanh cơ bản của bạn.
Tổng hợp
Mục đích của việc sử dụng chỉ số KPI trong đánh giá thực hiện công việc nhằm đảm bảo nhân viên thực hiện đúng trách nhiệm được giao, góp phần cho việc đánh giá trở nên minh bạch rõ ràng và nâng cao được hiệu quả công việc. Tùy vào từng doanh nghiệp, từng bộ phận, từng nhân viên mà chiến lược KPI sẽ khác nhau.
KPI ngày càng trở nên cần thiết đối với nhiều doanh nghiệp trong việc đánh giá hiệu quả hoạt động cũng như quản lý. Tuy nhiên, làm thế nào để đánh giá và quản lý KPI hiệu quả còn là một vấn đề khó. Cũng không cần phải lo lắm vì hiện nay đã có phần mềm quản lý bán hàng. Phần mềm này hỗ trợ quản lý phân chia công việc cho từng nhân viên trong cửa hàng hay doanh nghiệp. Giúp người quản lý dễ dàng đánh giá được năng lực làm việc của từng người. Ngoài ra còn hỗ trợ quản lý hàng hóa, đơn hàng, khách hàng và tình hình kinh doanh.
>>Để biết được chi tiết cách xây dựng, các bước triển khai chiến lược cũng như ví dụ về KPI là gì, bạn có thể tham khảo thêm nhé.
Comments