10 bước tổ chức sự kiện chuyên nghiệp dành cho doanh nghiệp

Tổ chức sự kiện được xem là một giải pháp để các cửa hàng, doanh nghiệp thực hiện hoạt động tiếp thị, xúc tiến và quảng bá thương hiệu mang tính hiệu quả cao. Thông qua việc làm các sự kiện, doanh nghiệp sẽ truyền tải được hình ảnh thương hiệu, sản phẩm đến tận tay người tiêu dùng, cũng như gắn kết các đối tác với nhau. Để có thể tổ chức được một sự kiện thành công, BinhDuongNgayNay sẽ bật mí các bước tổ chức sự kiện chuyên nghiệp dành cho cửa hàng, doanh nghiệp.

I. Vai trò của tổ chức sự kiện trong kinh doanh

Sự kiện là một việc quan trọng, có ý nghĩa với đối tượng nào đó. Tổ chức sự kiện là việc tổ chức thực hiện các phần việc khác nhau trong một chương trình. Là công tác chuẩn bị và chạy các chương trình, nội dung chính của sự kiến đó. 

Tổ chức một chương trình, một sự kiện đóng vai trò rất quan trọng đối với doanh nghiệp, nó mang đến nhiều lợi ích cho sự phát triển lâu dài

1. Tạo sự quan tâm với đối tượng mục tiêu

Vai trò đầu tiên mà các doanh nghiệp hướng đến khi tổ chức một sự kiện là tạo được sự quan tâm, chú ý đến với các đối tượng mục tiêu. Đối tượng mục tiêu của doanh nghiệp có thể là khách hàng, đối tác hay nhân viên nội bộ. 

Với từng chủ đề chương trình khác nhau, bạn sẽ tạo ra những kịch bản phù hợp để điều hướng người tham gia đi theo mong muốn của mình. 

Ví dụ: Tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới. Chương trình này sẽ giúp khách hàng quan tâm đến sản phẩm trước tiên. Từ đó, để chính thức công bố sản phẩm ra thị trường bên ngoài.

2. Quảng bá thương hiệu, sản phẩm

Đối với các sự kiện hướng đến mục đích bán hàng, các chương trình hội họp hay các lễ kỷ niệm thì đây là những hình ảnh, tư liệu đánh giá dùng cho chiến lược PR, marketing sản phẩm về sau.

3. Tiếp cận được khách hàng dễ dàng hơn

Tổ chức nhiều sự kiện sẽ giúp bạn tiếp cận thêm nhiều khách hàng tiềm năng hơn, thúc đẩy gia tăng doanh số bán hàng. 

Có thể thấy rằng, tổ chức các sự kiện thu hút sẽ là một cách tác động đến truyền thông hiệu quả nhất.

II. Các hình thức sự kiện phổ biến hiện nay

Tùy theo mục đích quảng bá, bạn cần xác định được loại hình chương trình đó là gì. Hiện nay có 4 loại hình sự kiện chính được phân chia phổ biến như sau:

1. Sự kiện kỷ niệm

Hay Anniversary Events, là những sự kiện liên quan đến doanh nghiệp, gắn liền với những lễ hội hay sự kiện xã hội.

• Sự kiện ngày thành lập

• Sự kiện kỷ niệm cá nhân như sinh nhật, đám cưới, mừng thọ,...

• Lễ hội truyền thống như giangs sinh, trung thu, quốc tế phụ nữ,...

Mục đích của việc tổ chức các sự kiện này chính là tạo sân chơi để gửi lời tri ân đến đội ngũ nhân viên, tạo sự thu hút đến các đối tượng mục tiêu. Đồng thời, tạo dựng hình ảnh thương hiệu và tiếp cận nhiều khách hàng tiềm năng mới. 

2. Sự kiện tiếp thị

Hay Marketing events, các chương trình sự kiện tiếp thị bao gồm: lễ khai trương, lễ ra mắt sản phẩm mới, lễ khánh thành, hội chợ,... 

Mục đích của việc tổ chức sự kiện này là gây sự chú ý với khách hàng, để giới thiệu và thuyết phục khách hàng tìm hiểu, mua, sử dụng sản phẩm hay dịch vụ của bạn.

3. Sự kiện khen thưởng

Sự kiện khen thưởng, tiệc tri ân (Gratitude Events) thường hướng đến đối tượng là người trong nội bộ tổ chức, doanh nghiệp nhằm tôn vinh những người có thành tích tốt, bày tỏ lòng biết ơn đến các cá nhân, tập thể. 

Các chương trình này thường là tiệc tất niên, lễ trao giải, ngày hội công ty,...

4. Sự kiện giáo dục

Tổ chức sự kiện giáo dục thường là các chương trình hội thảo, hội nghị, lễ tốt nghiệp, lễ phát bằng,... Mục đích là truyền đạt những thông tin mang tính giáo dục, để trao đổi thông tin, đưa ra kết luận nghiên cứu, tạo không gian gặp gỡ giữa những người có cùng trình độ trong cùng lĩnh vực với nhau.

III. Quy trình các bước tổ chức sự kiện

1. Xác định chủ đề, thiết lập mục tiêu

Trước khi tự mình lên kế hoạch cho một sự kiện, điều rất quan trọng là phải trả lời câu hỏi quan trọng nhất: Tại sao bạn lại tổ chức sự kiện này ngay từ đầu? Mục đích của sự kiện là gì? Sự kiện thuộc lĩnh vực nào? 

Nếu bạn biết các mục tiêu chính của tổ chức trước khi lập kế hoạch, bạn có thể đảm bảo rằng mọi phần của sự kiện của bạn đều được tối ưu hóa để thành công.  

Mục đích tổ chức sự kiện

Đặt mục tiêu với các chỉ số thành công có thể định lượng được sẽ giúp nhóm của bạn đảm bảo rằng bạn đạt được mục tiêu đó dễ dàng hơn.

Tính chất sự kiện

Khi tổ chức sự kiện, có rất nhiều người bỏ qua việc tìm hiểu về tính chất của sự kiện dẫn đến việc sai lầm trong quá trình lên nội dung và ý tưởng. Bạn cần phải xác định sự kiện của mình sẽ nằm ở lĩnh vực nào, đòi hỏi tính nghiêm túc hay cần giải trí?

Đối với những sự kiện đặc thù như hội nghị, hội thảo, lễ khởi công,... thường được tổ chức mang tính chất nghiêm túc, trang trọng.

Ngược lại đối với những sự kiện lễ hội, bữa tiệc còn lại thì đòi hỏi sự độc đáo, mới lạ, thu hút với các chương trình giải trí đi kèm. 

Do đó, cần xác định được tính chất của sự kiện để đưa ra kế hoạch chương trình, các tiết mục phù hợp nhất.

Thông điệp mang lại

Bất kỳ chương trình nào cũng cần có ý nghĩa, thông điệp mà doanh nghiệp muốn truyền tải đến đối tượng mục tiêu của mình. 

Xác định đối tượng và số lượng người tham gia

Người tham gia là yếu tố rất quan trọng trong sự kiện. Một chương trình sẽ không thành công nếu thiếu đi sự có mặt của các khách mời.

Bạn cần xác định rõ các đối tượng tham gia là ai, có số lượng cụ thể là bao nhiêu,... Những yếu tố này sẽ quyết định phạm vi tổ chức, địa điểm và các nội dung có trong chương trình.

Tốt hơn nữa, hãy tìm hiểu xem điều gì sẽ xảy ra nếu bạn đạt, vượt hoặc bỏ lỡ mục tiêu của mình. Bạn kết thúc vào thời gian nào? Bạn có thể làm điều gì đó thú vị hơn vào thời điểm nào vào thời điểm tiếp theo? Hiểu nơi bạn đang đi sẽ chỉ giúp bạn đến đó nhanh hơn.

2. Lập kế hoạch tổ chức sự kiện tổng thể

Bước ngày sẽ phân chia kế hoạch tổ chức sự kiện thành ra nhiều tiết mục chi tiết. Một số vấn đề cần quan tâm khi lập kế hoạch tổ chức như:

• Nhân lực phục vụ cho sự kiện

• Chuẩn bị đầy đủ các thiết bị, dụng cụ sử dụng trong sự kiện như đèn, setup bàn tiệc, màn hình led chiếu chương trình, standee, backdrop, máy chiếu, loa,...

• Địa điểm triển khai, hậu cần và quản lý phục vụ.

• Phương thức vận chuyển

• Ngân sách dự kiến

• Dự đoán và đưa ra các phương án kiểm soát rủi ro như rủi ro về kỹ thuật, về số lượng khách mời vượt quá dự kiến,...

3. Lập ngân sách sự kiện

Thiết lập ngân sách cho sự kiện của bạn là một trong những phần quan trọng nhất của việc lập kế hoạch tổ chức sự kiện. 

Việc tạo ra một ngân sách vững chắc cho phép bạn và nhóm của bạn tạo ra các ý tưởng trong phạm vi các thông số thực tế. Điều này có nghĩa là những phần của sự kiện mà bạn hào hứng sẽ luôn được ghi nhớ. Thay vào đó, chúng chỉ được điều chỉnh lại cho phù hợp với những gì bạn có thể chi trả. 

Một số chi phí quan trọng bạn cần đưa vào ngân sách sự kiện là:  

• Chi phí thuê địa điểm tổ chức.

• Chi phí cho thực phẩm và đồ uống. Hãy nhớ rằng số tiền bạn có thể chi trả cũng có thể quyết định số lượng người tham dự.  

• Giải trí: Trường này có thể được tùy chỉnh theo cách bạn cần - cho dù nó được phân bổ cho diễn giả, DJ, ban nhạc,..., hãy đảm bảo rằng bạn có đủ chỗ cho chi phí đi lại và ăn ở. 

• Phong cách trang trí: Bạn sẽ chọn chủ đề bình thợ xây tự làm hay một chủ đề lạ mắt hơn một chút? Việc xác định chi phí trả trước sẽ giúp bạn xác định được khoản nào bạn có thể chi trả.  

• Nhân viên: yếu tố này thường có thể bị lãng quên, nhưng nó là chìa khóa để tính đến chi phí đi lại và ăn ở của nhân viên, đặc biệt nếu bạn đi ra khỏi thành phố. Ngay cả việc lập ngân sách thời gian của nhân viên (họ sẽ dành thời gian vào việc gì nếu họ không làm việc trong sự kiện này?) Có thể giúp bạn quyết định liệu cuộc họp bổ sung đó có xứng đáng hay không.  

• Tiếp thị: Cho dù bạn quyết định quảng bá sự kiện của mình thông qua Facebook hay đi học cũ bằng cách dán các tờ rơi khắp thành phố,  

• Phần mềm: Nếu bạn chưa trả tiền cho bất kỳ loại phần mềm quản lý sự kiện nào , hãy xem xét kết hợp nó vào kế hoạch sự kiện của bạn. Phần mềm có thể giúp sắp xếp hợp lý các quy trình của bạn, giúp tiết kiệm thời gian và cho phép nhóm của bạn làm được nhiều việc hơn.  

• Từ máy chiếu, wifi đến loa, danh mục này bao gồm nhiều loại chi phí.  

• Ngay cả sự kiện được lên kế hoạch tốt nhất cũng sẽ có một số chi phí bổ sung. Việc tính toán chúng trong ngân sách của bạn sẽ đảm bảo bạn không bị mắc kẹt.  

Ngay cả khi một số hạng mục này chưa phải là chi phí cố định - ví dụ: nếu bạn chưa chọn địa điểm - thì điều quan trọng là phải giữ mức tối đa mà bạn có thể chi tiêu trước khi đưa ra các quyết định đó. 

4. Xác định kế hoạch phân chia nhân sự

Dựa trên mục tiêu và quy mô sự kiện đã đề ra, bạn cần thành lập đội ngũ nhân sự cốt lõi phù hợp. Trong bất kỳ sự kiện, chương trình nào đội ngũ nhân sự cũng là yếu tố hàng đầu đóng góp vào sự thành công của sự kiện đó.

Tổ chức một sự kiện cần phải có sự nỗ lực và phối hợp nhịp nhàng của nhiều bộ phần có liên quan. Trong đó, quan trọng nhất là người quản lý sự kiện với nhiệm vụ phân bổ nguồn nhân lực cho phù hợp với các hoạt động trong diễn ra trong sự kiện.

Phân chia công việc cho nhân viên tổ chức sự kiện:

• Nhân viên phụ trách mảng nội dung: Người lên kịch bản, nội dung chương trình, phụ trách các giấy tờ, ngân sách.

• Nhân viên phụ trách setup chương trình bao gồm đội ngũ thiết kế, đội ngũ setup sân khấu.

• Nhân viên phụ trách chạy chương trình: MC, PG, vũ đoàn ca múa hát,...

• Nhân viên kỹ thuật: âm thanh, ánh sáng, màn hình led, máy tính,...

• Nhân viên hậu cần: ban đón tiếp khách, ban hỗ trợ đoàn, nhân viên phục vụ,..

5. Tìm thời gian và địa điểm tổ chức sự kiện

• Bạn cần xác định rõ ràng địa điểm tổ chức sự kiện ở đâu? 

• Được tổ chức vào ngày nào? 

• Cách thức di chuyển cho khách mời đến với địa điểm tổ chức như thế nào? 

Việc tìm kiếm địa điểm tổ chức phải phù hợp với quy mô của sự kiện, số lượng khách mời, vị trí thuận lợi để mọi người có thể dễ dàng tìm thấy.
Hãy chắc chắn xem xét những điều sau trước khi xác định thời gian tổ chức sự kiện:

• Hãy cho bản thân đủ thời gian. Tốt nhất, bạn nên có 3-6 tháng để lập kế hoạch, tùy vào loại hình sự kiện dự định tổ chức.

• Kiểm tra kỹ ngày tham gia của đối tác, khách VIP, MC,...

6. Lên kịch bản nội dung tổ chức sự kiện

Lên kịch bản nội dung cho buổi diễn ra sự kiện bao gồm:

• Lên timeline chương trình

• Nội dung chương trình

• Lời dẫn của MC

Kịch bản càng chi tiết sẽ càng giúp cho việc tổ chức thành công hơn, tránh các sự cố có thể xảy ra. 

Với mỗi loại hình sự kiện sẽ có các mẫu kịch bản riêng mà bạn cần phải tìm hiểu chi tiết. Dựa vào tính chất của sự kiện mà bạn chuẩn bị nội dung trang trọng, nghiêm túc hay giải trí.

Nhìn chung hầu hết các sự kiện đều sẽ bao gồm những nội dung chính sau:

• Đón khách: Check-in thông tin khách tham dự, hướng dẫn và giúp khách mời ổn định vị trí đã sắp trước.

• Chương trình khai mạc: Các tiết mục mở màn, giới thiệu chương trình, giới thiệu các khách quy có mặt và bài phát biểu bắt đầu buổi lễ từ phía đại diện của doanh nghiệp.

• Nội dung chính của sự kiện.

• Phần giải trí: Dành thời gian cho các tiết mục văn nghệ, gameshow cho chương trình thêm đặc sắc.

• Phần dùng tiệc (nếu có)

• Phần kết thúc: Tiễn khách và dọn dẹp.

7. Xác nhận tài trợ, diễn giả, MC

Hãy xác định xem có tổ chức nào mà bạn có thể hợp tác hoặc kêu gọi tài trợ cho chương trình của mình để thanh toán các chi phí và tăng khả năng tham gia. 

Khi bạn hợp tác với nhiều người khác, họ sẽ góp phần trong việc quảng bá, lan truyền và làm cho sự kiện thành công hơn. Tùy vào loại hình sự kiện mà bạn tìm kiếm đối tác tài trợ cho phù hợp. 

8. Bắt tay triển khai dàn dựng sự kiện

Trước khi tổ chức sự kiện 1 - 2 ngày, bạn nên chuẩn bị công tác dàn dựng sự kiện, setup địa điểm tổ chức và thực hiện một cách tỉ mỉ. Với các sự kiện lớn, đòi hỏi phải trang trí nhiều khu vực, thì nên bắt đầu triển khai trước 1-2 tuần. Bất kỳ sai sót nào trong giai đoạn này đều có thể ảnh hưởng xấu đến chương trình. 

Việc chuẩn bị trước sẽ giúp bạn kịp thời khắc phục các sự cố phát sinh cũng như có nhiều thời gian để tổng duyệt lại chương trình.

Theo kinh nghiệm tổ chức sự kiện, bạn nên chuẩn bị sẽ bảng tổng hợp những công việc cần làm để tiến hành theo dõi tiến độ thực hiện và đảm bảo chương trình thành công nhất.

Nếu không có nhiều kinh nghiệm, doanh nghiệp có thể thuê dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, có đầy đủ các thiết bị hỗ trợ cũng như lên nội dung chương trình rõ ràng. 

9. Tiến hành tổ chức sự kiện

Thời điểm chương trình bắt đầu thực hiện là ví dụ chứng minh cho thấy các quy trình tổ chức sự kiện của bạn diễn ra có chính xác không. Sau khi lập kế hoạch, chuẩn bị và chạy chương trình, bạn cần thực hiện hoạt động giám sát, điều chỉnh nhân lực phù hợp và xử lý các sự cố có thể phát sinh.

Mỗi người trong ban tổ chức phải chủ động trong mọi vấn đề, đảm bảo rằng mọi khâu đều diễn ra trơn tru và theo đúng kế hoạch.

10. Tổng kết sự kiện

Kết thúc chương trình sẽ là thời gian tiến hành các hoạt động tiễn khách, thanh toán hợp đồng, dọn dẹp và rà soát lại các công tác trong sự kiện để rút kinh nghiệm.

Ngoài ra, một công việc quan trọng khác đó chính là thu thập hình ảnh, video, dữ liệu về sự kiện để phục vụ cho các việc liên quan đến truyền thông, marketing quảng bá cho thương hiệu, sản phẩm.

IV. Những lưu ý để quy trình tổ chức sự kiện thành công hơn

1. Chu đáo trong khâu đón tiếp khách mời

Khâu đón tiếp là bước tạo thiện cảm đối với khách hàng. Hãy đón tiếp họ bằng cách chào đón nhiệt tình, nồng hậu. 

Hãy dành sự quan tâm đặc biệt cho nhân lực ở khu vực tiếp đón khách mời. Bạn nên đào tạo họ những kỹ năng cần thiết, đảm bảo rằng mọi người đến tham dự đều được hướng dẫn, chỉ đường và được giải đáp các thắc mắc liên quan đến sự kiện. 

2. Xác định và lựa chọn công cụ công nghệ

Phần mềm sự kiện phù hợp có thể tạo ra tất cả sự khác biệt trong việc sắp xếp hợp lý các quy trình khi lập kế hoạch cho sự kiện của bạn.

 Các loại phần mềm sự kiện có thể đáng giá bao gồm: 

• Sự đăng ký 

• Bán vé 

• Các giải pháp tương tác với người tham dự

• Các công cụ theo dõi khách hàng tiềm năng

• Giải pháp sự kiện ảo

• Giải pháp sự kiện kết hợp

• Quản lý người tham dự

• Phần mềm quản lý bán hàng: giúp bạn lưu được thông tin khách hàng, đối tác để đưa các chương trình khuyến mãi phù hợp. Đồng thời thống kê được ngân sách chi tiêu chính xác.

• Nếu bạn điều hành một tổ chức thành viên và không thích xử lý các đăng ký sự kiện và thanh toán bằng tay, thì phần mềm quản lý thành viên có thể phù hợp với bạn. Nó sẽ hoàn toàn tự động hóa quá trình trực tuyến!

3. Tạo kế hoạch tiếp thị và khuyến mãi

Quảng bá sự kiện là một bước không thể thiếu, việc này sẽ giúp chương trình của bạn được nhiều người chú ý hơn. Việc quảng bá có thể bắt đầu từ các kênh hiện có mà bạn đang sở hữu như website, email và mạng xã hội.

Tiếp đến là quảng bá có trả phí, bạn có thể sử dụng các công cụ truyền thông để khuyến khích khách hàng đăng ký như qua email marketing hoặc tiếp hành pr trên báo điện tử.

Tạo các hashtag trên mạng xã hội về tên sự kiện hay trò chơi của chương trình để kêu gọi mọi người tham gia để tăng mức độ nhận diện hơn. Cách sử dụng hashtag trên mạng xã hội sẽ giúp bạn tạo ra các hashtag phù hợp với chương trình, khuyến khích người xem tham gia chia sẻ hình ảnh, nội dung của sự kiện,...  

Bên cạnh đó, cũng cần lưu ý đến việc gửi lời cảm ơn và tri ân đến các nhà tài trợ, nhà đầu tư, diễn giả,... tham gia hỗ trợ chương trình. 

4. Lên các phương án dự phòng

Dù có chuẩn bị kỹ lưỡng thế nào cũng sẽ không tránh khỏi các rủi ro, vì vậy bạn cần tính toán, lên phương án dự phòng cho những trường hợp xấu nhất có thể xảy ra để có cách khắc phục kịp thời.

Và cũng cần chú ý đến các vấn đề về thời tiết nếu sự kiện của bạn diễn ra ở ngoài trời. Hãy đảm bảo rằng, sự kiện diễn ra trong thời tiết thuận lợi, không mưa bão. Trong trường hợp xuất hiện mưa thì phải có phương án giải quyết phù hợp như dựng sẵn dù che,...

Bên cạnh đó, bạn cần chuẩn bị đầy đủ các dụng cụ, phương án sơ cứu, cấp cứu.

Tóm lại

Trên đây là toàn bộ quy trình các bước tổ chức sự kiện mới nhất trong năm 2022. BinhDuongNgayNay hy vọng rằng đã mang lại cho các bạn cái nhìn tổng quan hơn về cách làm sự kiện, giúp bạn chuẩn bị bản kế hoạch chu đáo hơn và thực hiện một chương trình hoàn hảo nhất.